Spammen is het versturen van ongevraagde e-mail die door de ontvanger als hinderlijk wordt ervaren. De wetgeving met betrekking tot het versturen van spam is vanaf 1 oktober 2009 verscherpt en geldt sinds die datum zowel voor consumenten als voor zakelijke relaties. Wanneer ontvangers uw mailing als spam ervaren kunnen zij dit aangeven op de website www.spamklacht.nl. Wanneer de OPTA u vervolgens als spammer beschouwd kan een (fikse) boete volgen.
Los van de wet- en regelgeving kan het versturen van ongevraagde e-mail het imago van uw organisatie schaden en heeft vaak een averechts effect. Wees daarom voorzichtig met het versturen van uw mailing aan personen die daar niet expliciet om gevraagd hebben.
U kunt uw bestaande klanten of relaties een mailing sturen wanneer deze direct gerelateerd is aan de producten of diensten die zij bij u afnemen. De actualiteit van het bestand is hierbij van belang. Het gaat om klanten waarmee u een actieve relatie onderhoudt. Afhankelijk van uw vorm van dienstverlening moet u hierin een afweging maken.
Stel u klanten of relaties er altijd van op de hoogte dat hun e-mailadres ook voor de e-nieuwsbrief gebruikt zal worden en biedt hierbij de mogelijkheid tot uitschrijven.
Alle personen waarmee u geen actieve relatie onderhoudt en die u een mail wilt sturen moeten daar expliciet hun toestemming voor hebben gegeven. Deze toestemming moet de betreffende persoon bewust gegeven hebben en hij moet weten waarvoor hij zijn toestemming heeft gegeven. Vermeld daarom op het aanmeldformulier waar uw nieuwsbrief over gaat en wat de frequentie ervan is.
Nadat een bezoeker van uw website zich heeft opgegeven voor uw nieuwsbrief ontvangt hij standaard een welkomstmail waarin een link is opgenomen waarmee hij het opgegeven e-mailadres ook direct weer kan verwijderen van de verzendlijst. Zo voorkomt u dat uw mailing als spam wordt ervaren door bezoekers die zich per abuis hebben aangemeld of door derden zijn opgegeven.
Om van elk risico gespaard te blijven kunt u ook voor de optie ‘double opt-in' kiezen. Dat betekent dat er een mail wordt gestuurd naar het opgegeven mailadres met daarin een bevestigingslink. Als er niet op de bevestigingslink wordt geklikt, komen nieuwe nieuwsbriefabonnees ook niet op uw mailinglijst. Zo bent u er ook verzekerd van dat de mailadressen juist zijn. Double opt-in is niet verplicht maar wel aan te raden.
In het sjabloon van uw e-nieuwsbrief worden standaard een afmeldlink opgenomen en duidelijk zichtbaar uw identiteit opgenomen (naam, adres, woonplaats, KvK). Zo voldoet u aan de wettelijke richtlijnen en voorkomt u spam.
